Si è concluso la scorsa settimana il Digital Health Summit 2020, il convegno di riferimento dell’e-Health in Italia. Arrivato alla quinta edizione, l’evento di quest’anno è stato interamente digitale. Una sfida che gli organizzatori, GGallery Group, NetConsulting Cube, e AISIS, non hanno esitato ad accettare. E vincere. Ne abbiamo parlato con Paolo Macrì, Presidente di GGallery, azienda specializzata nell’organizzazione di eventi, convegni, seminari, oltre che in comunicazione e video-making.
Come si è svolto il Digital Health Summit 2020, che è stato un’edizione interamente virtuale, digitale?
Il Digital Health Summit si è svolto interamente online. È stata una sfida complessa perché venivamo da quattro anni consecutivi di evento residenziale, in cui avevamo puntato tutto sul BtB, matching, l’incontro fra le persone che partecipavano. In realtà, numeri alla mano, possiamo dire che è stata una sfida vinta con successo. Abbiamo aumentato rispetto alle edizioni precedenti il numero di partecipanti e di relatori. Per dare qualche riferimento concreto, l’anno precedente era stato un anno record, con una trentina di sponsor, circa 600 partecipanti e una sessantina di relatori. Quest’anno abbiamo avuto 800 partecipanti, più i 90 relatori e abbiamo mantenuto circa 30 sponsor.
Per realizzare DHS 2020, abbiamo costruito una piattaforma, assimilabile a una di e-learning, che si occupava in primo luogo di fare un’anagrafica approfondita dei partecipanti iscritti per migliorare il matching tra i vari soggetti e le varie sessioni. Abbiamo lavorato in fase iniziale con delle survey sui partecipanti, al momento dell’iscrizione, per avere già del materiale su orientamenti, aspettative e pensieri sui temi di cui saremmo andati a discutere. Abbiamo utilizzato la piattaforma Zoom, integrata all’interno di questa piattaforma e-learning. Questa integrazione è stata voluta perché la piattaforma avesse la massima semplicità di accesso per i partecipanti. Una dozzina di persone ha gestito l’intervento per la diretta. Abbiamo allestito la sala registrazione come uno studio televisivo nei nostri uffici, perché inaugurazione e chiusura le abbiamo fatte con la presenza dei patron, io per GGallery, Annamaria Di Ruscio di NetConsulting cube e Alberto Ronchi, Presidente AISIS. Abbiamo gestito nelle fasce orarie i quattro giorni e abbiamo avuto circa 2.000 partecipanti alle varie stanze virtuali.
In che maniera siete riusciti a preservare la possibilità di interagire e intervenire dei partecipanti?
Allora, in primis, come già detto, con le surveys pre-evento. Abbiamo così prodotto del materiale preparatorio che ci ha aiutato a gestire anche l’evento. Durante l’evento c’erano degli instant-poll, a disposizione dei partecipanti, oltre ad avere sia la chat in diretta all’interno della piattaforma sia la funzione question&answer, sia una chat dedicata all’interno del sito. Già dall’homepage del sito si aveva la possibilità di chattare con l’organizzazione. Durante gli eventi i partecipanti potevano interagire con gli speaker, che erano da 4/5 a una decina con i quali. Inoltre erano garantiti sempre almeno due tutor dedicati, che servivano per assistenza ai partecipanti e agli speaker e alla segnalazione di domande.
Per quanto riguarda gli eventi in digitale, webinar, eventi di formazione, convegni: c’era questa mentalità in Italia o si sta diffondendo in questo momento in cui ci siamo trovati obbligati ad adottare una simile modalità?
Ho una risposta chiarissima a questa domanda: l’Italia non era assolutamente pronta e non avrebbe mai fatto questo salto digitale se non fosse stata obbligata dal Covid. Noi come GGallery abbiamo avuto la fortuna di installare a settembre 2019 la prima webinar room nei nostri uffici, perché volevamo potenziare questo aspetto aziendale. Nello stesso periodo, tre mesi prima del Covid, capitava spesso che i miei colleghi del marketing non riuscissero a organizzare con uffici, anche di grandi aziende, videocall e video-dimostrazioni dei nostri prodotti. Molti avevano problemi tecnici, di webcam o firewall e molti si chiedevano perché fosse necessaria la videoconferenza e perché non ci si potesse vedere. Questo a settembre 2019.
Cinque mesi dopo, febbraio 2020, tutti fanno i webinar. E ci ricordiamo bene le persone che durante il lockdown facevano l’aperitivo su Zoom. Ma se la domanda è “Eravamo pronti?” la risposta è “assolutamento no”. Come ha detto qualcuno di più importante, cerchiamo di prendere il buono in quello che il Covid ci ha insegnato. Anche in questo progresso di appropriazione tecnologica che abbiamo avuto. Ormai è questo il futuro. Tra settembre e gennaio noi abbiamo 150 webinar in calendario. Di questi, penso che almeno 120 rimarranno così anche se ci sarà un vaccino.
Quali sono le difficoltà nell’organizzare webinar e in generale eventi in digitale? E i vantaggi?
Innanzitutto, per organizzarli bisogna avere del Know-how. Per noi, essendo un’azienda che ha come core business l’e-learning e il videomaking per il web, organizzare eventi per il web è stato semplice. L’unica difficoltà che abbiamo avuto è stata scegliere la piattaforma migliore e più performante tra tutte quelle disponibili. Ce ne sono molte. Noi siamo partiti con una piattaforma completamente diversa da Zoom, per poi analizzare Webex e GoToMeeting. Oggi non ho dubbi su Zoom, perché è diventata sicura come le altre, se non di più e ha il vantaggio di essere estremamente user friendly. Al DHS tutti sono riusciti ad accedere alla piattaforma.
Per quello che riguarda i vantaggi degli eventi in digitale, il primo è quello economico: si dimezzano i prezzi e si aumenta l’utile. Si abbatte un costo importante nella convegnistica, quello di hotel, catering, ristorazione, viaggi dei relatori. Senza andare a impoverire il contenuto dell’evento. Questo è un ragionamento meramente economico, ma se ne può fare uno anche qualitativo. Al DHS abbiamo avuto relatori di grande caratura, come Ricciardi. In un evento residenziale a Milano sarebbe stato molto improbabile averlo. Ci sono stati anche relatori internazionali che si sono collegati dagli Stati Uniti. Normalmente non ci sarebbero stati per una questione anche di costi. Quindi, oltre al vantaggio economico, facendo eventi in digitale è possibile anche alzare il livello dei contenuti, perché si possono ospitare speaker che in residenziale non potrebbero essere presenti.
E inoltre, è anche più semplice in questo modo gestire le emergenze. Un esempio. Il presidente del FIMMG, invitato, ha saputo a 48 ore dall’evento che sarebbe stato ospite su Rai1: in 24 ore era già stato individuato come suo sostituto il suo vice e in più il Dottor Cricelli ha registrato un contributo di 5 minuti da mandare durante la video-conferenza. Normalmente, un imprevisto del genere sarebbe stato molto più difficile da gestire.
Riesce a trovare dei difetti in questa nuova modalità di fare eventi in digitale?
Faccio fatica a trovarne. Uno può essere la mancanza del networking personale: incontri con colleghi e relatori, stringere conoscenze, legare. Queste cose mancano. Però ritengo che i minus sia largamente inferiori ai plus. Quando avremo un vaccino e saremo Covid free, dovranno convincermi a fare gli eventi in residenziale, ci dovrà essere una motivazione molto forte per farli. Un conto è quando ci sono gli stand, i prodotti da vedere dal vivo e da fruire, si pensi al Salone Nautico. Ma negli altri casi non c’è motivo e il digitale è solo un vantaggio. Cambierà il modo di fare eventi. Sarà un problema per i servizi di ristorazione, catering e ricettivi: ma anche loro stanno ripensando la loro organizzazione. Per noi, però, il futuro è la conversione al digitale.
Micol Burighel
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